こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
過去の記事で民泊運営にはコミュニケーションや情報共有が重要であるとお話しました。
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おさらい: コミュニケーションや情報共有の重要性
コミュニケーションや情報共有は民泊に限らずどの業界でも重要なのですが、民泊運営においては以下の理由により特に重要です。
- 関係者が同じ場所にいない
- 対応を後回しにできない
民泊で発生する問い合わせやトラブルは基本的に即時対応が求められるものばかりです。
- 道に迷って物件の場所がわからない
- 鍵が見つからない
- トイレの水が漏れている
- エアコンの調子が悪い
- WiFiがつながらない
など日々色々なことがありますが、『確認して翌日ご連絡いたします』では遅いですよね。
すぐに適切に対処するために社内・社外ともにコミュニケーションや情報共有が重要です。
権限設定で情報共有がもっと効率的&安全に！
権限設定とは？
民泊で扱う重要な情報のひとつが「予約情報」です。
予約情報はお客様の個人情報が含まれているためセキュアに取り扱う必要があります。本記事上部の画像のように民泊運営では様々な関係者が業務を行っていますが、それぞれの立場で必要な予約情報は異なります。
運営代行業者
運営の責任者、つまり管理者です。管理者なのですべての情報にアクセスできます。
清掃業者
清掃を担当するだけなのでお客様の個人情報などは不要です。ただしチェックイン日やチェックアウト日などの情報は必要です。
メール・電話対応業者
お客様と直接やりとりを担当するため、お客様の連絡先等の個人情報にアクセスする必要があります。ただしクレジットカード情報などのデータにアクセスする必要はありません。
とはいえ清掃業者の方に『予約情報にアクセスできるようにするけど、チェックイン日やチェックアウト日以外は見ないでくださいね』と伝えるだけでは明らかに不十分です。
かと言って運営代行業者が『明日の清掃必要物件は○○マンション 501号と△△ビル 303号の2件です』と毎日清掃業者に連絡するのは手間です。
もし清掃業者に以下情報だけしかアクセスできない(表示できない)予約情報を共有できれば便利ですよね。
- チェックイン日
- チェックアウト日
- 人数
- チェックイン予定時刻
上記はあくまで異なる会社間の例ですが、もちろん会社内でもスタッフによってアクセスできる情報を制限すべきです。
このように業者やスタッフなどのユーザーごとにアクセスできる情報やできる操作に制限を設定することを権限設定と言います。
どうして権限設定が業務効率化につながるの？
民泊運営の日常業務は事務的なことが大半です。毎日同じことをしないといけないけど、かと言っておろそかにできないことばかりです。
でも人間なので毎日毎日同じことをしているとモチベーションも下がりますし、ミスにもつながります。そしてそれはお客様へのおもてなしの低下もまねきます。
予約情報の例で考えると、運営代行業者、清掃業者、メール・電話対応業者全員が適切に権限設定された予約情報にアクセスできると、以下のようなメリットがあります。
- 情報を一元管理できる
- 会社間や社内の伝言ゲームを大幅に削減できる
各業者が自分自身で予約情報にアクセスできるようになると、以下のようなやりとりが不要になるわけです。
メール・電話対応業者 ⇒ 運営代行業者
『○○マンション 501号室に宿泊中のお客様、1泊延長になりました。Airbnbでリクエストが届いたので承認しました。清掃手配の変更をお願いします』
運営代行業者 ⇒ 清掃業者
『○○マンション 501号室のチェックアウトですが、1泊延長になったため明日の清掃は不要になりました。明後日に清掃をお願いします』
清掃業者 ⇒ 運営代行業者
『了解しました。清掃日を明後日に変更します』
メール・電話対応業者 ⇒ 運営代行業者
『Booking.com予約番号xxxxxxxxのお客様のカード決済は完了していますか？』
運営代行業者 ⇒ メール・電話対応業者
『はい、このお客様のカード決済は先週完了しています』
メール・電話対応業者 ⇒ 運営代行業者
『確認ありがとうございます』
ちりも積もれば山となるです。こういう細かいやり取りが減ると全ての業者、スタッフが恩恵を受けます。
どうやって権限設定するの？
みなさんそれぞれ使用しているITサービスは異なると思いますが、「複数人(チーム)での使用を想定している企業向けITサービス」であればたいてい権限設定できる項目があるはずです。
例えば僕が使用している以下ITサービスはどれも権限設定が可能です。
- Beds24: 予約管理
- Google Workspace (旧G Suite): メールやファイル管理
- Trello: タスク管理
- freee: 会計・労務管理
- Salesforce: 営業・取引先管理
- DocBase: 社内Wiki
- 1Password: パスワード管理
Googleで「ITサービス名 権限設定」や「ITサービス名 ユーザー権限」と検索すれば公式情報や設定方法を紹介したブログ記事などがヒットするはずです。
本ブログは民泊をメインに業務効率化方法を紹介していますので、次回はBeds24の権限設定方法を紹介したいと思います！
【次回記事はこちら】
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