こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
今回はGoogleフォームで回答が送信されたタイミングで、Google Apps Script (GAS) を自動実行する方法を紹介します。
GASに標準で備わっている「トリガー」機能を使うことで簡単に実現できます。
画像付きで細かく見ていきましょう！
はじめに
トリガーを設定するとできるようになること
Googleフォーム送信時にGASを自動実行できると、以下のように様々な活用方法があります。
- フォーム送信者に回答内容を含むお礼メールを自動送信
- 複数名の管理者に回答内容を含むメールを自動送信
- 回答内容をLINEに自動通知
- 回答内容をSlackに自動通知
- 回答内容をスプレッドシートに自動記録
これまでGoogleフォームの管理担当者が手動で行っていた、回答内容の確認、回答者へのお礼メール、他の担当者への連絡、他のファイルへの転記などの手間を自動化することができます。
なお「回答内容をスプレッドシートに自動記録」について、GASを使わなくてもGoogleフォームの標準機能を使って回答内容を自動的にスプレッドシートに記録させることは可能です。
- Googleフォームの管理画面上部にある[回答]タブをクリックする
- スプレッドシートのアイコンをクリックする
- 新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートを選択してGoogleフォームとリンク付ける
この方法でGoogleフォームとリンク付けしたスプレッドシートには全ての質問に対する回答が自動記録されます。
もし「特定の質問に対する回答だけスプレッドシートに自動記録したい」というように、何らかの条件を満たす回答のみをスプレッドシートに自動記録したい場合はGASを使用します。
具体的な活用事例は別記事にて紹介できればと思いますが、このようにGoogleフォーム送信時にGASを自動実行できると業務効率化につながります。
Googleフォーム内でGASを記述する場所
以下の方法でスクリプトエディタを開き、Googleフォームに紐づくGASを記述することができます。
- Googleフォームの管理画面右上にある[⋮](点が縦に3つ並んだアイコン)をクリックする
- [スクリプトエディタ]をクリックする
スクリプトエディタが開きます。ここにGASを記述しましょう。
今回はサンプルとしてonSubmitという関数を記述しました。
function onSubmit(e) { /* 処理 */ }
関数名はonSubmitである必要はなく、testでもsampleでも好きなもので構いません。
ただし関数名の後に(e)を含めるようにしてください。
onSubmit(e)、test(e)、sample(e)というものです。
このeにはGoogleフォームの回答データが入っており、以下のような手順で使用されます。
- 回答者がGoogleフォームで回答を送信する
- 回答データが
eとなり、関数onSubmitに渡される - 関数
onSubmitは受け取ったeの中から必要な情報を取り出し、自動メールなどの処理をする
eの詳しい内容や、eから必要な情報をどのように取り出すかは以下記事にて画像付きで詳しく解説しています。
【保存版！】Googleフォームの質問と回答をGASで自在に取り出す方法まとめ
Googleフォーム送信時にGASを自動実行する方法
スクリプトエディタ内の時計アイコンをクリックする
ではいよいよGoogleフォーム送信時にGASを自動実行するためのトリガーを設定しましょう。
先程開いたGoogleフォームに紐づくスクリプトエディタの上部にある時計アイコンをクリックしてください。
すると別のタブが開きます。
[トリガーを追加]をクリックする
この画面がGASのトリガーを管理する画面です。
画面右下の[トリガーを追加]ボタンをクリックしてください。
すると同じ画面内にポップアップが表示されます。
トリガーを設定し、[保存]をクリックする
この画面でトリガーを設定します。以下の通り選択し、最後に[保存]ボタンをクリックしてトリガーを保存してください。
- トリガー設定したい関数名を選択する (今回は
onSubmitを選択) - [Head]
- [フォームから]
- [フォーム送信時]
- [毎日通知を受け取る]
選択肢名から想像がつきますがこのトリガーを設定することで、フォームから回答が送信されるたびに関数onSubmitが自動実行されるようになります。
GASを承認する
トリガー設定画面の[保存]ボタンをクリックすると、このようなポップアップが表示されます。
GASを実行するGoogleアカウントをクリックし、承認しましょう。
Googleアカウントをクリックした後の承認手順は以下記事にて画像やGIF動画付きで詳しく解説しています。
【もう迷わない！】GAS初回実行時の承認方法
トリガー設定完了！
GASの承認を行うとトリガー設定が無事完了です。
作成したトリガーが画面上に表示されていますね。
あとはGoogleフォームで新しい回答が送信されると、トリガー設定したGASの関数が自動実行されます。
まとめ
今回はGoogleフォームで回答が送信されたタイミングで、Google Apps Script (GAS) を自動実行する方法を紹介しました。
Googleフォームは単体でもすごく便利なサービスですが、GASと組み合わせることで活用の幅が大きく広がります。
今後別の記事にて複数の活用事例を紹介したいと思います。是非ご期待ください！
