こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
当ブログではGoogle Apps Script (GAS) やスプレッドシート、LINE Bot、民泊向けサービスのBeds24などのクラウドサービスを活用した業務効率化や自動化についてのヒントを紹介しています。
今回は僕が業務やプライベートで使用しているクラウドサービスの中でも特に活躍しているもの10個をざっくり紹介します。
フリーランスの方や数人～数十人程度の小規模組織の管理者目線で選びました。
はじめに
選んだ基準
個人にとって便利かどうかはもちろんですが、小規模組織にとってチーム全体のパフォーマンスが上がるかどうかを基準にしました。
具体的な基準は以下のようなものです。
- 従業員間でのコラボレーションのしやすさ
- ユーザーの一括管理機能
- 細かな権限・セキュリティ機能
- 従業員数の増減への対応のしやすさ
- オンボーディング・定着のしやすさ
- 他社サービスとの連携機能
- OSやデバイスを選ばない
- 場所を選ばない
カテゴリー別に10個のサービスを紹介します。
では見ていきましょう！
小規模組織におすすめのクラウドサービス10選
Google Workspace ≪コラボレーション≫
Google Workspace (旧G Suite) はGoogleのビジネス向けのコラボレーションツールです。
簡単に言うとGmail、Google Drive、スプレッドシートなどおなじみのGoogle関連サービスの有料版です。
Google Workspaceを使用するとmyname@gmail.comではなくmyname@mycompany.comのようなカスタムメールを使用できたり、従業員間のコミュニケーションやコラボレーションが容易になります。
管理者にとってはセキュリティやユーザー管理機能が充実していることも無料版にはない大きなメリットです。
Gmail、Google Drive、スプレッドシートなど個々のサービスをプライベートで使用している人は多いので、Google Workspace導入時の教育コストがあまりかからないこともメリットです。
ビジネスに必要なサービスが一通りそろっているので、とりあえずGoogle Workspaceを契約すればだいたい何とかなると言ってもいいぐらい便利です。
1Password ≪パスワード管理≫
1Passwordは世界で最も有名なパスワード管理サービスのひとつです。
1Passwordを使用すれば様々なサービスのログインIDとパスワードを一括管理できます。「このサイトのパスワードなんだったかな？」と悩むことなくログインできるようになります。
ビジネスで1Passwordを利用する大きなメリットは、チームで安全にパスワードを管理できることです。
例えば役員だけに共有したいパスワードや経理部門だけに共有したいパスワードなど、個人だけでなくチーム単位でのパスワード共有ができるため、パスワード管理の煩雑さが大幅に改善します。(もちろん他者に共有すべきでない自分専用のパスワードも管理できます)
「複数のサービスで同じパスワードを使用している」、「パスワードをExcelやスプレッドシートに入力して従業員と共有している」という方には特に1Passwordを強くおすすめします。
「1Password」という名称ですがパスワード以外にも、銀行口座やクレジットカード、文書など安全に保管したいものは基本的になんでも保管できます。
Trello ≪タスク管理≫
Trelloは「カンバン方式」で有名なタスク管理サービスです。
カンバン方式とは以下のようなものです。
このように視覚的にタスクを管理することができます。シンプルで直観的なので操作はすぐに慣れます。
見た目だけでなく、チームでタスクを管理しやすいように「担当者」、「締め切り」、「タスク(Trelloではカードと呼びます)内のチャット」、「ファイル添付」、「チェックリスト」、「リマインダー」など機能も充実しています。
また「Power-Ups」という機能追加のオプションがあり、さまざまな処理を自動化したりGoogle Driveなどの外部サービスと簡単に連携することができます。
APIも公開されているのでGoogle Apps Scriptなどを使用してTrelloを操作することもできます。
DocBase ≪社内wiki≫
DocBaseは社内wikiを作成できるサービスです。
社内wikiとは簡単に言うと「仕組化を実現するための社内専用マニュアル」のようなものです。
業務上必要な知識やノウハウ、情報などを集約し、従業員はいつでも閲覧することができます。(もちろん投稿もできます)
会社の規模が拡大し始めると「〇〇さんしか◆◆の方法がわからない」という問題、いわゆる属人化が発生しやすくなります。
また組織として統一された対応ができず「個々の従業員で▲▲の対応が異なる」という問題もしばしば発生します。
DocBaseのような社内wikiを活用すると特定の個人に知識やノウハウが偏るのを防ぐことができ、組織に知識やノウハウが蓄積されます。
それにより組織としてのパフォーマンス向上や個々の従業員の業務効率化を実現できます。
Dialpad ≪IP電話≫
Dialpadはビジネス向けのIP電話です。
スマートフォン、PC、タブレットなどあらゆるデバイスで電話を受発信できます。
従業員は代表電話番号 (050-xxxx-xxxx) と個人専用番号 (050-yyyy-yyyy) の二つの電話番号を付与されます。さらにオプションで部署ごとの電話番号を追加することもできます。
在宅ワークでも代表電話番号を受発信することはもちろんできますし、個人専用番号での受発信もできます。
Dialpadはチームでの電話対応を円滑化するための機能が多数備わっています。
例えば代表電話に着信があった場合従業員全員のデバイスに一斉にコール音が鳴るのではなく、「最初のコールは田中さんのデバイスに、そして田中さんが15秒経ってもピックしなかったら伊藤さんのデバイスに、そして...」というようなルーティングを設定することもできます。(全員一斉にコールもできます)
ボイスメール (留守番電話) をテキスト化してメール通知したり、Google WorkspaceやMicrosoft 365、Salesforceとの連携もできます。
Dialpadを使用するとチームでの電話管理がかなり効率化されます。
Notion ≪タスク管理 + 社内wiki≫
Notionはタスク管理と社内wikiを組み合わせたようなサービスです。
TrelloとDocbaseを組み合わせて、さらに様々な機能を追加したようなイメージです。
今最も勢いのあるサービスのひとつと言っても過言ではありません。
機能が豊富かつUIもスタイリッシュで、あらゆる情報を集約、整理、共有できます。
管理者目線で見ると、機能が豊富ゆえに定着化しやすいかは組織の特性に影響されやすい印象があります。
ITにあまり苦手意識がなく新しいことにどんどんチャレンジするタイプの組織ではTrelloとDocbaseのかわりにNotionだけ使用するのをおすすめします。料金もひとつのサービス分で済むのでお得です。
そうでない場合、より直観的に使えて定着化しやすいTrelloとDocbaseの二つのサービスを使用することをおすすめします。
Creative Cloud ≪デザイン≫
Creative Cloudはデザイン関連の様々な製品がパッケージで提供されているAdobeのサービスです。
Photoshop、Ilustratorなどのデザインアプリ、Premiere ProやAfter Effectsなどの動画制作アプリ、PDF編集や電子サインに使えるAcrobat Proなど多くの製品を使用できます。
このようなサービスはデザイナーなどのクリエイター専用と思われがちですが、専任デザイナーがいない小規模組織にこそおすすめです。
外注するほどではないちょっとしたプレゼン資料や営業資料などをCreative Cloudを使って社内で作成できると、ビジネスのスピードが上がります。
Creative CloudにはAdobe Fontsというフォントライブラリが付属しており、Windows/Macに標準搭載されていない多くの美しいフォントを使用できることもうれしいポイントです。
慣れるまで少し時間はかかりますが、慣れてしまいされすればとても便利です。
freee ≪会計 + 労務≫
freeeは会計や労務を管理することができるサービスです。
会計は「会計freee」、労務は「人事労務freee」という別々のサービスです。どちらか片方だけ契約することもできますが、それぞれのサービスは連携できるため両方契約した方がより便利になります。
「会計freee」を使うと、銀行口座やクレジットカードを同期して記帳業務を自動化したり、見積書や請求書を発行したり、立替などの経費精算をしたりと面倒なことを効率化することができます。
顧問税理士にfreeeのユーザーアカウントを発行することもできますので、税理士とのコミュニケーションも容易になります。
「人事労務freee」を使うと、従業員の勤怠や給与、年末調整、入退社手続きなどを一元管理できます。
従業員ごとにユーザーアカウントを発行できるので、必要な項目は従業員自身に入力してもらうこともできます。
「会計freee」と「人事労務freee」の両方を契約すると、以下のような連動も可能です。
- 給与情報を「人事労務freee」から「会計freee」に反映
- 経費精算情報を「会計freee」から「人事労務freee」に反映
Salesforce ≪顧客管理≫
Salesforceは顧客管理ができるサービスです。
CRM (Customer Relationship Management) と呼ばれるジャンルのサービスで、世界最大のシェアを持っています。
組織の規模が小さいうちはスプレッドシートやExcelなどで顧客情報 (見込客を含む) を管理できるかもしれませんが、組織の規模が大きくなるにつれ限界が決ます。
「あのお客様の状況は〇〇さんしかわからない」、「各従業員の営業の進捗がうまく共有できていない」、「既存顧客にきめ細やかなサポートを提供できていない」などの悩みが増えてきたらSalesforceの導入をおすすめします。
Salesforceは顧客を中心に据えて、文字通りありとあらゆるものを一元管理できます。
他社サービスとの連携も豊富にできるため、例えばGoogle Workspaceと連携してメール履歴やカレンダー履歴を顧客情報と紐づけたり、Dialpadと連携して電話の受発信履歴を顧客情報と紐づけたりすることもできます。
「顧客管理」という文字で収まりきらないぐらい様々なことができるため定着には一定の時間を要しますが、効率化と顧客の満足度アップを同時に実現できるとても便利なサービスです。
PhraseExpress ≪スニペット≫
PhraseExpressは定型文を呼び出すことができるサービスです。
簡単に言うとユーザー辞書を強化したようなものです。このようなサービスをスニペットツールと呼びます。
「スニペット (snippet)」とは切れ端という意味です。
日々よく使うフレーズを登録しておき、ショートカットキーですぐに呼び出すことができます。
メールのタイピングが速くなるのはイメージしやすいですが、例えばファイル名のテンプレートを登録しておくと「従業員によってファイル名がバラバラで整理・検索しにくい」という悩みを解決することができます。
また変数を使用できるため、呼び出した日の日付を「210204」や「2021/2/4」などお好きなフォーマットで差し込むことができます。
他にも定型文を呼び出した後のカーソル位置を指定したり、フォームを表示させてフォームに入力した語句を定型文に差し込んだりと、単なるユーザー辞書とは比べものにならないぐらい数多くの機能があります。
日々のタイピングの煩雑さをかなり改善することができるおすすめサービスです。
まとめ
今回は小規模組織の管理者目線でおすすめのクラウドサービス10選を紹介しました。
個々のサービスの便利な使い方はいつか当ブログで詳しく紹介できればと考えています。
ぜひご期待ください！
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