Yuki's bnb blog

こんにちは!Yukiといいます。本業のかたわら大阪で2016年夏から民泊運営のお手伝いをしています。民泊業務に関する様々なことを自動化・効率化したいと思い日々活動しています。 お気軽にコメント・お問い合わせください :) TOEICスコア 985

【生産性アップ!】Googleカレンダーのデフォルトの長さを変更しよう

google calendar default duration

こんにちは!
Yuki (@yukibnb) です。

今回はGoogleカレンダーで予定を作成する際のデフォルトの長さを変更する方法を紹介します。

「そもそもデフォルトの長さって何?」、「変更するメリットは?」という点も解説します。

では見ていきましょう!

 

はじめに

実現したいこと

google calendar

Googleカレンダーで予定を作成しようとすると、この画像のように自動的に1時間 (60分) の枠が入力された状態からスタートします

作成したい予定の長さが1時間以外の場合、手動で時間を調整する必要があります。

Googleカレンダーのデフォルトの長さは1時間のため、普段1時間単位で予定を組まない人にとっては毎回時間を手動調整する必要があり不便です。

「私は普段30分単位で予定を組むことが多い」、「僕は普段90分単位で予定を組むことが多い」という人はそれぞれデフォルトの長さを30分、90分に設定できると便利ですよね。

今回はこのデフォルトの長さ (1時間) を希望の長さに変更する方法を見ていきます。

 

手間が減ること以外のメリット

meeting time

デフォルトの長さを変更できると手動でのクリックやタイピングが減り効率化できます。

それと同時に生産性アップも期待できます。

例えばGoogle Workspaceを利用している企業では、Googleカレンダーを業務のメインカレンダーとして使用していることが多いと思います。

デフォルトのまま使用していると、無意識に1時間単位の社内会議予定を作成し参加者に招待を送る可能性があります。

招待を受け取った人も特に疑問を抱かず、気づけば「わが社の会議は1時間~が基本」のような状態になってしまうかもしれません。こうなると従業員個人の生産性だけではなく、社内全体の生産性が下がってしまいます。

「会議は30分以内にしましょう」と社内で告知するのももちろん大事ですが、Googleカレンダーのデフォルトの長さを30分 (もしくは15分) にすれば、従業員の意識が自然と30分単位になっていくでしょう。

また社内会議だけでなく日々のタスク管理においても、1時間という大きな枠ではなく15分、30分といった細かい枠で区切るクセがついて生産性がアップします。

幸いGoogle Workspaceでは組織全体のデフォルトの時間を一括設定することができます。この操作も本記事後半で紹介します。

 

Googleカレンダーのデフォルトの長さを変更する方法

Googleカレンダーの[設定]をクリックする

google calendar

ではここからはGoogleカレンダーのデフォルトの長さを変更する方法を見てみましょう。

まずGoogleカレンダーを開いてください。

そして右上の歯車のアイコンをクリックし、次に[設定]をクリックしてください。

すると設定画面が表示されます。

 

[言語と地域]をクリックする

google calendar settings

設定画面の左側メニューから[全般]をクリックし、次に[言語と地域]をクリックしてください。

memo

設定画面を開いた段階ですでに[言語と地域]が選択された状態の方は操作不要です。

 

[デフォルトの長さ]をクリックする

google calendar settings

画面を下にスクロールすると[デフォルトの長さ]という項目があります。現在の設定では60分になっていますね。

これをクリックしてください。

 

希望の長さを選択する

google calendar settings default duration

15分~120分の選択肢が表示されます。

デフォルトの長さにしたい時間を選択してください。

 

デフォルトの長さを変更完了

google calendar settings default duration

これでGoogleカレンダーのデフォルトの長さを変更できました。

では本当にデフォルトの長さが変わっているか確認しましょう。

memo

設定は自動保存されるため、[保存]ボタンはありません。

 

デフォルトの長さが変わったか確認

google calendar settings default duration

Googleカレンダーの予定作成画面を開くと、デフォルトの長さが変わっていることがわかります。

予定作成時のクリックやタイピングが減り効率が良くなりますね!

 

Google Workspace管理者向け!組織のデフォルトの長さを一括設定する方法

基本事項と注意点

ここからはGoogle Workspaceを使っている企業向けに、組織全体のデフォルトの時間を一括設定する方法を紹介します。

 

基本事項

一括設定をすることができるのはGoogle Workspace管理者です。

あなたの会社がGoogle Workspaceを導入していても、もしあなたがGoogle Workspace管理者でない場合残念ながら一括設定はできません。

「チームの生産性を上げるためにデフォルトの長さを一括設定したい」という場合、まずはGoogle Workspace管理者に相談してみることをおすすめします。

 

注意事項

Google Workspace管理者が組織のデフォルトの長さを一括設定したとしても、個々の従業員 (Google Workspaceユーザー) は自身でGoogleカレンダーのデフォルトの長さ変更することができます。

「組織のデフォルトの長さを30分に一括設定したけど、Aさんは自分で60分に戻した」ということが起こる可能性があります。

個々の従業員が自身でも設定変更できるということは覚えておいてください。

ではいよいよ設定方法を見てみましょう。

 

Google Workspaceの管理コンソールを開く

以下URLをクリックし、Google Workspaceの管理コンソールを開いてください。

https://admin.google.com/

 

[アプリ]をクリックする

google workspace admin console

一覧の中から[アプリ]をクリックしてください。

 

[Google Workspace]をクリックする

google workspace admin console

[Google Workspace]をクリックしてください。

クリックするとGoogle Workspaceコアサービスの一覧画面が表示されます。

 

一括設定の対象を選択する

google workspace admin console orgs

一覧画面の左側では、一括設定の対象を選択することができます。

社内の全従業員 (全Google Workspaceユーザー) のデフォルトの長さを一括設定したい場合、[このアカウントのすべてのユーザー]をクリックしてください。

特定のグループや組織部門の従業員のみ一括設定したい場合、対象のグループや組織部門を選択してください。

 

[カレンダー]をクリックする

google workspace admin console

一覧画面の右側にある[カレンダー]をクリックしてください。

クリックするとカレンダーの設定画面が表示されます。

 

[詳細設定]をクリックする

google workspace calendar settings

[詳細設定]をクリックしてください。

クリックすると画面が切り替わります。

 

[予定のデフォルトの実施時間]をクリックする

google workspace calendar settings

[予定のデフォルトの実施時間]をクリックしてください。

 

希望するデフォルトの長さを選択し、[保存]をクリックする

google workspace calendar settings

15分~120分の選択肢の中から希望するデフォルトの長さを選択し、[保存]をクリックしてください。

 

一括設定完了

google workspace calendar setting

Googleカレンダーのデフォルトの長さを一括設定できました!

これで各従業員 (Google Workspaceユーザー) がGoogleカレンダーで予定を作成する際に、デフォルトの長さの60分ではなく今回設定した長さになります。

memo

すべての従業員 (Google Workspaceユーザー) に設定が反映されるまで最長24時間かかることがあります。気長に待ちましょう。

 

まとめ

今回はGoogleカレンダーで予定を作成する際のデフォルトの長さを変更する方法を紹介しました。

デフォルトの長さを変更するとクリックやタイピングが減って個人の効率が上がるだけでなく、企業全体の生産性をアップさせることもできます。

次回記事もご期待ください!