こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
前回の記事で民泊運営においては権限管理が重要とお話ししました。
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例えばGoogleのGoogle Workspace (旧G Suite) などの「複数人(チーム)での使用を想定している企業向けITサービス」であればたいてい権限設定できる項目があるはずです。
当ブログは民泊運営者の方向けITサービス「Beds24」の権限設定の方法を紹介します。
Beds24って何？という民泊運営者の方は以下記事をご覧ください。
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Beds24におけるサブアカウント
サブアカウントとは？
Beds24で初めて作成したアカウントはマスターアカウントといいます。
マスターアカウントは管理者権限を持っているため、Beds24に関するすべてを管理できる権限を持っています。例えば以下のようなものです。
- 予約情報の閲覧・編集(追加・変更・削除)
- 料金設定の編集
- 環境設定の編集
マスターアカウントは何でもできるのでとても便利ですが、マスターアカウントのログイン情報を取引先や社内スタッフ全員に共有するのは好ましくありません。
例えば取引先や自社アルバイトスタッフがボタンを押し間違って予約情報や料金を変更してしまうと大きなトラブルになります。関係各社が同じ情報を見れるようになったのに、かえって不便になってしまったり実害がでると本末転倒ですね。
そんな時に役立つのがサブアカウントです。
- マスターアカウント: 管理権限を持つ
- サブアカウント: 一部の権限しか持たない
サブアカウントを作成することで取引先や社内のスタッフに「見せたくない情報」や「見てほしいけど編集はしてほしくない情報」などを権限を細かく設定できます。
Beds24のサブアカウントの種類
Beds24のサブアカウントはカスタマイズ性が非常に高く便利です。
サブアカウントと一言で言っても、清掃業者が必要な情報とメール・電話代行業者が必要な情報は違いますよね。Beds24のサブアカウントではそのような場合も問題なく細かく権限設定できます。
まずBeds24のサブアカウントは標準で以下の権限から選択できます。かなり多いですが、よく使われるのは赤字のものかと思います。
- Admin: 管理者権限がある
- Accountant
- Agent
- Agent 2
- Back Office: "Settings"以外閲覧・編集できる
- Back Office 2
- Channel Manager
- Cleaner: "Calendar"内の予約の基本情報を閲覧できる
- Cleaner Manager: "Calendar"内の予約の詳細情報を閲覧できる
- Co Master
- Front Desk
- Front Desk 2
- No Cards
- Read Only: 全てを閲覧できるが編集はできない
- Sub Master
メール・電話代行業者の方には「Back Office」のサブアカウントを、清掃業者には「Cleaner」のサブアカウントを作成して渡すのが一般的です。
自社で清掃を行っている場合、清掃リーダーには「Cleaner Manager」のサブアカウントを、それ以外の清掃スタッフには「Cleaner」のサブアカウントを渡すという使い方もできます。
自社で新人スタッフが入社した時には「Read Only」のサブアカウントを付与すると、誤って編集される恐れがなくBeds24を自由にさわって覚えてもらえるのでおすすめです。
Beds24の便利なところは、上記の権限からさらに細かく制限を掛けることができることです。
例えば【AさんとBさんは二人とも「Back Office」のサブアカウントを持っているが、アクセスできるPropertyや予約情報が異なる】という設定も可能です。
では実際にサブアカウントの作成方法を見ていきましょう。
Beds24のサブアカウント作成方法
ここから作成
Beds24にログインし、右上の「Sub Accounts」をクリックしてください。
画面が切り替わります。Master Accountと表示されているのがマスターアカウントです。なおサブアカウントを作成するとこの画面にサブアカウント一覧が表示されます。
画面を下にスクロールし「Create New Sub Account」ボタンをクリックしてください。このボタンがサブアカウント作成ボタンです。
サブアカウントの詳細設定
この画面内でサブアカウントの詳細を設定します。
まずはじめにログイン情報を入力します。
- Role: 権限を選びましょう
- Username: 任意のユーザーネーム入力しましょう (アルファベットと数字)
- Password: パスワード
- Email: Eメールアドレス
- Note: 管理者用メモ。「○○清掃株式会社様」というように誰のためのサブアカウントかメモすると便利です。
スクロールすると「Account Settings」があります。「Account」や「Preferences」など細かく設定できます。特に細かい希望がなければこの項目はそのままで大丈夫です。
その下に「Menu Setting」があります。「Back Office」や「Cleaner」という権限に加えてさらに細かく特定の項目を隠すことができるようになります。今回はそのままで大丈夫です。
次に「Access Properties in Other Accounts」でサブアカウントがアクセスできるPropertyを設定します。複数のPropertyを運営していて特定のPropertyをサブアカウントに表示したくない場合、この項目で設定できます。
- hide: サブアカウントに表示しない
- read only: 表示するが編集できない
- writeable: 表示も編集もできる
サブアカウントに表示したくない場合、「Control Panel」「Inventory Linking」「Booking Linking」の3つすべてを『hide』にしましょう。サブアカウントに表示したい場合、「read only」か「writeable」にしましょう。
「Access All Properties in Another Account」とは他のアカウント(マスターアカウントなど)が所有するPropertyにアクセスできるかどうかを設定できます。
「Access Properties in Other Accounts」で細かく設定しているのでここはそのままで大丈夫です。
最後に「Save」ボタンをクリックしてサブアカウントの作成完了です。「Save」ボタンはたくさんあるのでどれをクリックしてもOKです。
サブアカウントを取引先に渡す
作成したサブアカウントのログインID (Username)とPasswordを取引先や自社スタッフに渡しましょう。これで取引先はBeds24にアクセスできるようになります。
なお取引先に渡す前にサブアカウントにログインし、必要な情報が表示されているか、不要な情報が表示されないかを確認しましょう。
今回の記事ではBeds24のサブアカウントの作成方法を詳しく紹介しました。
今回作成したサブアカウントだけでも十分便利ですが、実はサブアカウントはさらに細かく調整することができます。その調整方法については応用編として次回記事で紹介します！
【次回記事はこちら】
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