こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
前回の記事ではファイル名の命名規則について紹介しました。
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社内全員が規則(ルール)に乗っ取ってファイル名を付けると、目的のファイルを効率よく探すことができます。
今回はBeds24にお知らせやメモを常時表示する方法を紹介します。
↓ ↓ ↓ 設定するとこうなります ↓ ↓ ↓
このようにBeds24の画面上部に好きな情報を表示することができます。そして自分(マスターアカウント)だけではなくサブアカウント上でも同じものが表示されます。
では詳しく見ていきましょう。
常時表示するメリット
Beds24の運営者があなただけの場合
おひとりでBeds24を運営されているなら、必要な情報はすべて頭の中に入っているかもしれません。
でも人間なので時には忘れることもあります。その都度必要な情報を数クリック・タイピングして探すのは手間ですし、場合によっては目当ての情報にたどり着くのに時間が掛かることもあるでしょう。
この機能を活用すると、たとえおひとりで運営されていても以下のようなメリットがあります。
- 「探す」必要がなくなる
- 「思い出す」必要がなくなる
- 目的の情報に最短でたどりつける
「探す」、「思い出す」というのは時間と労力がかかり、生産性の大きな敵です。
重要な情報や使用頻度の高い情報は探したり思い出したりする必要すらない環境を作るのが理想です。
Beds24の運営者が複数人いる場合
Beds24のサブアカウントを発行して複数人でBeds24を使用している場合、さらに大きなメリットがあります。
ひとりで運営している時のメリットに加え、以下のようなメリットがあります。
【管理者(マスターアカウント)のメリット】
- 告知、周知の手間が減る
- スタッフの作業効率が上がる
- スタッフのミスが減る
- 属人化を防止できる
管理者しか知らない情報、特定のスタッフしか知らない情報が増えると組織に多くの問題を引き起こします。
この機能を活用することで、たとえ管理者や特定のスタッフが休んだり退職した場合でも他のスタッフがストレスなく最大限の仕事を行うことができるようになります。
【スタッフ(サブアカウント)のメリット】
- 重要な情報を漏れなく把握できる
- 管理者や他のスタッフに聞く手間が省ける
- 入社したてでも仕事に慣れやすい
サブアカウントを利用するスタッフにとってもこのようなメリットがあります。
情報を「探す」、「思い出す」のと同じく「聞く」のも何かと神経を使うものです。
もちろん社内の風通しを良くして誰でも意見交換できる環境(雰囲気)をつくるのは大事ですが、社内の誰もが必要な情報に簡単にアクセスできる環境(システム)を整えることも大事です。
設定方法
では設定方法を見ていきましょう！画像付きでひとつずつ手順を紹介します。
Sub Accountsをクリック
Beds24の画面右上の「Sub Accounts」というテキストがあります。ここをクリックしてください。
Message to all accounts内のeditをクリック
新しいタブが開きます。画面の中ほどまでスクロールすると「Message to all accounts」という項目があります。
この中の「edit」をクリックしてください。
表示したい内容を入力
入力フォームが出てきます。ここに自由に入力してください。
プレーンテキストだけでなく、様々な装飾をすることができます。フォーム上部のパネルを使って見やすくなるように調整してください。
フォントの調整だけでなく、リンクや画像を埋めたり、表や箇条書きを表示したりと柔軟に編集できます。
もしリンクを埋める場合、「Target」タブ内で「New Window (_blank)」を選択することをおすすめします。そうすればリンクをクリックしたときに別タブが開くのでBeds24の画面は開いたままにできます。
以下動画も参照ください。
Saveをクリックして保存
入力が完了したら「Save」をクリックして保存しましょう。これで設定完了です！
ホーム画面に戻って確認
ホーム画面に戻りページを更新(F5、Ctrl+R、Command+R)してください。
無事以下のように反映できているはずです。
簡単に設定できましたね！
活用例
この機能の活用方法はいろいろあります。
例えば以下画像では業務上の注意点や緊急連絡先を明記しました。
作業中によく参考にするウェブサイトがある場合、ここに表示するとワンクリックでそのウェブサイトを開くことができます。
もしくは今月の目標を表示して、スタッフ全員が常に目標を意識できるようにするという使い方もできます。
簡単に編集できるので試しながら皆さんの組織にあった内容を見つけてください。
まとめ
今日はBeds24にお知らせやメモなどを常時表示する方法を紹介しました。
うまく活用すると効率化できるだけでなく、属人化を防ぎ顧客対応の品質を均一化することも可能です。
社内の情報共有方法はイントラの整備など様々です。そのうちの一つの手段としてこの記事が参考になればうれしいです。
