こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
今日はGASやITサービスの操作方法などではなく、ファイルの命名規則について考えたいと思います。
ファイルの命名規則とは「ファイルにどのような名前を付けるかのルール」です。例えば「数字は半角を使用しましょう」「作成日はYYMMDD形式で書きましょう」というようなものです。
すでに自分の会社には命名規則がある、という方は読み飛ばして頂いて大丈夫です。
命名規則とは何か、どのようなメリットがあるのか、そして具体的にどのような命名規則を決めればいいのかを紹介します。
命名規則なんて考えたことがない、自分の会社には命名規則がないという方は参考にして頂けるとうれしいです。コストを掛けずに社内全員の効率をアップできますよ！
命名規則とは
私たちは仕事でもプライベートでも様々なファイルを扱います。
プライベートであれば極端な話、自分さえわかればどんなファイル名をつけても問題はありません。
ですが仕事ではそうはいきません。社内・社外の多くの方が関わるため、自分だけでなく他の人にとってもわかりやすいファイル名をつけなければなりません。
社内のスタッフそれぞれが自分の感覚だけで以下のようなファイル名を付けるとどうでしょうか。
- 20191109_○○工業様プレゼン資料(田中)
- 令和２年度提案書_△△産業株式会社_191105
- プレゼン資料_□□（株）様
ぱっと見るだけで明らかに統一性がないとわかりますね...
統一性がないというだけで終わればいいのですが、残念ながら様々な不都合を引き起こします。
逆に命名規則を作りしっかりと運用すれば組織に様々なメリットを生み出します。
具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
命名規則のメリット5選
1. ファイルを探しやすい
命名規則があると、たとえ自分以外が作成したファイルでも容易に検索し見つけることができます。
さらに他人だけでなく未来の自分にとっても有効です。「あれ、2か月程前に作成したあのファイルどんな名前だったかな」という場合でも命名規則があれば検索キーワードが絞られるので見つけやすいです。
2. ファイルを開かなくても内容を予測できる
ファイルを探している時に、「このファイルだったかな？」と思ってファイルを開いたけど中身を見ると違ったという経験はありませんか？
例えば「プレゼン資料_□□（株）様」というファイル名ですと、いつ、何のプレゼンの資料かわからないので開かないと中身がわかりません。
命名規則があるとファイルを開く前にある程度内容を予測できます。例えば「誰宛てに」「どんな内容で」「いつ作成した」ファイルかなどです。
3. 最新のファイルがすぐわかる
営業資料、プレゼン資料、見積書など作成後に内容を修正するファイルは多くあります。
ファイル名に作成日やバージョンなどを明記する命名規則を設ければ、どのファイルが最新版か一目瞭然です。
4. 作業時間が短くなる
探しやすい、開かずに内容を予測できる、最新版かどうかすぐわかる、これらは全て作業時間の短縮につながります。
僕はこのブログでGASをメインに自動化・効率化関係の記事を書いていますし、まだブログで紹介できていないような便利なこともたくさんあります。
ですが最も基本的かつお金が掛からず効果が大きいのは命名規則です。
「目的のファイルをぱっと見つけることができる」というのは当たり前のようで実は難しいことです。オウケイウェイヴ総研が2019年4月に発行したリリースによると、ビジネスパーソンは毎日1.6時間も調べものに時間を費やしているという調査結果がでています。
www.okwave.co.jp
出典: オウケイウェイブ総研
この「毎日1.6時間」にはファイル検索だけでなく業務上の様々な調べもの(物理的な物の場所など)が含まれるため、それは考慮に入れる必要がありますが、それでもこんなに多くの時間を毎日調べものだけに費やしているのはもったいないですね。
明確な命名規則を設けることで業務効率化ができ、さらに以下のような副産物もあります。
- 従業員: 残業が減る
- 経営者: コストを削減できる
5. 社外の信頼度が上がる
これは効率化とは異なりますが、ファイル名に一貫性があると社外の信頼度が上がります。
自分の会社と同じように取引先も毎日多くのファイルを取り扱います。
取引先にとってわかりやすい名前のファイルを送付することは、それだけで評価が上がるでしょう。
そして相手が新規商談中の会社やエンドユーザーの場合、なおさら注意したいところです。
命名規則のポイント5選
ではここからは具体的にどういう命名規則を設定すればいいのか考えていきましょう。
1. 半角・全角の使い分け
半角と全角を明確に使い分けると検索性が向上します。
特に数字やアルファベットは全角と半角が混在しがちです。半角を使用しましょう。
| 文字種別 | 全角・半角 |
|---|---|
| ひらがな、カタカナ、漢字 | 全角 |
| アルファベット | 半角 |
| 数字 | 半角 |
| 記号 (括弧や&など) | 半角 |
2. 日付のフォーマットを統一する
ファイル名に日付を付けると、いつ作成したかが明確になります。ただし日付のフォーマットを決めないと、Aさんは「YYYYMMDD」、Bさんは「MM月DD日」、Cさんは「YYMMDD」とバラバラになりかねません。
※Y(Year)は年、M(Month)は月、D(Date)は日のことです。
おすすめは以下2つのうちどちらかです。
| フォーマット | 例 |
|---|---|
| YYYYMMDD | 20191109 |
| YYMMDD | 191109 |
僕はYYMMDDを使用しています。
YYYYMMDDを使用している会社も多くありますのでどちらを選んでも大丈夫ですが、社内でYYYYMMDDとYYMMDDが混在することだけは避けてください。
大事なことは統一するということです。(そしてもちろん数字は半角です)
3. 日付の位置を明確にする
日付のフォーマットは決まりましたね。次はファイル名の前・後ろどちらに日付を持ってくるか決めます。
ファイル名の前に日付を書くメリットは以下です。
- 日付順に整列できる
日付を基準にファイルを検索したり整列したい時にはこの方法がおすすめです。
例えば領収書のPDFデータを日付順に並べて管理したい、という場合には「191109_消耗品費_○○商店.pdf」のように日付を前に持ってきましょう。
ファイル名の後に日付を書くメリットは以下です。
- 種類別に整列できる
ファイルの種類別に整列したい時にはこの方法がおすすめです。
例えば同じ種類のプレゼン資料を並べてどれが最新版か瞬時に判断したい、という場合には「プロジェクトA_概要_191109.pptx」というように日付を後ろに持ってきましょう。
そうすれば「プロジェクトA_概要」と検索した時に複数のファイルがヒットしても、ファイル名後部の日付を確認すればどれが最新版か開かずにわかります。
4. 区切り文字を決める
区切り文字とは「プロジェクトA_概要_191109.pptx」の中の「_」のことです。
「プロジェクトA概要191109.pptx」と書くと区切りがわかりにくいので、語句の間に区切り文字を入れます。
一般的に区切り文字は以下2つがよく使われています。
| 文字 | 読み方 | 例 |
|---|---|---|
| - | ハイフン | プロジェクトA-概要-191109.pptx |
| _ | アンダースコア | プロジェクトA_概要_191109.pptx |
どちらがいいかは人、組織によって様々ですが、僕は「_」(アンダースコア)を使用しています。
日付のフォーマットと同じく、社内で「-」と「_」が混在することは避けましょう。
大事なことは統一するということです。そして「-」と「_」はどちらも記号ですので半角にしましょう。
また補足ですがファイル名にスペースを含めないようにしましょう。
特定の環境やソフトにエラーを引き起こす可能性があります。
「プロジェクトA 概要 191109.pptx」とするのではなく「プロジェクトA-概要-191109.pptx」や「プロジェクトA_概要_191109.pptx」のように適切な区切り文字を使用しましょう。
5. 表記のゆれをなくす
「見積書」、「御見積書」のように同じものに対して複数の表記があることはしばしばあります。
全ての表記のゆれを完璧に統一することは難しいですが、業務に使うものであればある程度絞り込めます。
例えば民泊であれば「チェックインガイド」「アクセスガイド」「ウェルカムガイド」などがほぼ同義で使われています。
どれを使っても大丈夫ですが、社内で統一することが大事です。
定着化させるためのヒント
命名規則を設けるメリットや具体的な命名規則を紹介しました。
決めたのは良いですが命名規則自体を忘れてしまっては定着化できずに思った効果が得られません。
命名規則を決めた人は中々忘れないと思いますが、他の人にとっては覚えにくいかもしれませんし、新しいスタッフが入社した時に口頭で説明するのは非効率です。
せっかく作った命名規則です。社内全員がいつでもすぐ確認できる場所(イントラなど)に命名規則を掲示しましょう。
まとめ
今回はファイルの命名規則について紹介しました。
たかがファイル名と思われがちですが、整然としたファイル名は大きな業務効率化をもたらします。
どのような命名規則が適しているかは個々の組織によって異なります。この記事以外にも「ファイル名 命名規則」や「ファイル名 規則」など検索すれば多くの記事が出てきます。
いろいろな記事を参考にして頂き、みなさんにぴったりの命名規則が見つかればうれしいです。
