Yuki's bnb blog

こんにちは!Yukiといいます。本業のかたわら大阪で2016年夏から民泊運営のお手伝いをしています。民泊業務に関する様々なことを自動化・効率化したいと思い日々活動しています。 お気軽にコメント・お問い合わせください :) TOEICスコア 985

【便利!】スプレッドシートでチェックボックスを作成・活用する方法まとめ

google spreadsheet checkbox

こんにちは!
Yuki (@yukibnb) です。

今回はGoogleスプレッドシートでチェックボックスを作成する方法と活用方法を紹介します。

チェックボックスは単にチェックできるだけでなく、関数や条件付き書式などにも使用できるのでとても便利です。

では見ていきましょう!

 

チェックボックス作成方法: その1

空白セルにチェックボックスを作成したい場合

spreadsheet checkbox

チェックボックスを作成する方法はふたつあります。

まずひとつ目を見てみましょう。

 

チェックボックスを作成したい範囲を選択する

spreadsheet checkbox

スプレッドシートを開き、チェックボックスを作成したい範囲をドラッグして選択してください。

画像ではB2~B5セルを選択しました。

 

[挿入] → [チェックボックス]の順にクリックする

spreadsheet checkbox

画面上部の[挿入]をクリックし、次に[チェックボックス]をクリックしてください。

 

チェックボックス作成完了

spreadsheet checkbox

B2~B5セルにチェックボックスを作成できました!

 
spreadsheet checkbox

チェックボックスをクリックするとチェックマークを付けることができます。

簡単ですね!

 

チェックボックスを活用しよう!

チェックマークの有無はTRUE/FALSEで管理する

spreadsheet checkbox

spreadsheet checkbox

チェックボックスにチェックマークが付いているセルは「TRUE」、チェックマークが付いていないセルは「FALSE」の値が自動的に設定されます。

  • チェックマーク付き: TRUE
  • チェックマークなし: FALSE

この仕様を用いて関数や条件付き書式などにチェックボックスを活用できます。

 

関数を使おう

spreadsheet checkbox function

D3セルに=if(B3=TRUE,"OK","要確認")というIF関数を入力しました。

B3セルのチェックボックスにはチェックマークが付いています。つまりB3セルの値は「TRUE」です。

B3=TRUEの条件を満たすためD3セルにはOKが表示されました。

 

条件付き書式を使おう

spreadsheet checkbox

条件付き書式の範囲にA2:C1000、そして書式ルールのカスタム数式に=$B2=TRUEと入力しました。

これはB2セル以降のB列の値が「TRUE」の場合、その行のA~C列のセル背景を緑色にするという設定です。

チェックマークが付いている行がきちんと緑色になっていますね。

 
紹介した関数や条件付き書式はほんの一例です。

チェックマーク付きのセルは「TRUE」、チェックマークなしは「FALSE」という仕様さえ覚えておけば、様々な関数や条件付き書式に応用できます。

 

チェックボックス作成方法: その2

すでにテキストが入力されているセルにチェックボックスを作成したい場合

spreadsheet checkbox

この画像のB2~B5セルには「完了」「未完了」のテキストが入力されています。

このようにすでにテキストが入力されているセルをより見やすくするために、チェックボックスに変更したいことはよくあると思います。

 
spreadsheet checkbox

しかし先ほどの方法でチェックボックスを作成すると、B2~B5セルは全てチェックマークなしの状態でチェックボックスが作成されてしまいます。

せっかく「完了」「未完了」と記入して管理していたのに、またひとつひとつチェックボックスにチェックするのは二度手間です。

チェックボックス作成時点で「完了」のセルはチェックマーク付き、「未完了」のセルはチェックマークなしになっていてほしいですよね。

ふたつ目の方法で作成すればそれが可能です。詳しく見てみましょう!

 

チェックボックスを作成したい範囲を選択する

spreadsheet checkbox

チェックボックスを作成したい範囲をドラッグして選択してください。

画像ではB2~B5セルを選択しました。

 

[データ] → [データの入力規則]の順にクリックする

spreadsheet checkbox

画面上部の[データ]をクリックし、次に[データの入力規則]をクリックしてください。

するとデータの入力規則の設定画面が表示されます。

 

入力規則の条件を設定する

spreadsheet checkbox

以下の通り入力規則の条件を選択・入力してください。

  1. [チェックボックス]を選択する
  2. [カスタムのセル値を使用する]をチェックする
  3. チェックマークを付けたいテキストと、チェックマークなしのテキストを入力する
  4. [保存]をクリックする

memo

今回は例として「完了」「未完了」というテキストを使用していますが、お好きなテキストで設定できます。

 

チェックボックス作成完了

spreadsheet checkbox

B2~B5セルにチェックボックスを作成できました!

「完了」と入力されていたセルはチェックマーク付きに、「未完了」と入力されていたセルはチェックマークなしになっていますね。

すでにテキストが入力されているセルをチェックボックス化したい場合にはこの方法が便利です。

 

【注意】チェックマークの有無はTRUE/FALSEではなくなります

spreadsheet checkbox

spreadsheet checkbox

[データの入力規則]でカスタムのセル値を登録すると、チェックマークの有無はTRUE/FALSEでは判別できません。

カスタムのセル値で[チェックマーク付き]、[チェックマークなし]に入力したテキストがそれぞれTRUE/FALSEの代わりの値となります。

今回の例ではチェックマークが付いているセルは「完了」、チェックマークが付いていないセルは「未完了」の値が設定されます。

関数や条件付き書式を使用する際、TRUE/FALSEではなくカスタムのセル値に登録したテキストを使用するようにしてください。

 
 
spreadsheet checkbox

D2セルに=if(B2="完了","OK","要確認")というIF関数を入力しました。

B2セルのチェックボックスにはチェックマークが付いています。つまりB2セルの値は「完了」です。

B2="完了"の条件を満たすためD2セルにはOKが表示されました。

 
 
spreadsheet checkbox

条件付き書式も同様です。

書式ルールのカスタム数式に=$B2="完了"と入力しました。

チェックマークが付いている行がきちんと緑色になっていますね。

 
関数、条件付き書式の両方ともTRUE/FALSEではなく、カスタムのセル値に登録したテキストが判定基準になっています。

 

チェックボックスのサイズ・色・位置を変更しよう

spreadsheet checkbox edit

 
spreadsheet checkbox size color alignment

チェックボックスはテキストと同じように簡単にサイズや色、水平位置、垂直位置を変更することができます。

標準のチェックボックスはグレーで小さいですが、見やすく使いやすいように自由に編集しましょう。

 

まとめ

今回はGoogleスプレッドシートでチェックボックスを作成する方法と便利な使い方を紹介しました。

チェックボックス単体でも便利ですが、関数や条件付き書式などと連動させることでより便利になります。

次回記事もご期待ください!