こんにちは！
Yuki (@yukibnb) です。
以前Beds24のAuto Actionsを用いてAirbnbやBooking.comなどの予約を自動的に色分けして管理しやすくする方法を紹介しました。
www.yukibnb.com
Auto Actionsは色分けだけでなく他にも便利な活用方法があります。
今回は直前予約だけ任意のメールアドレスに通知する方法を紹介します。
予約通知メールで受信ボックスがあふれていませんか？
Beds24に限らずどのようなサイトコントローラーや予約サイトでも予約が入ると登録したメールアドレスに通知が来ます。
でもこんな風に思ったことありませんか？
「普段のメール処理は他のスタッフやメール対応委託先に任せているけど、直前予約が入った時だけ自分に通知がほしい」
民泊運営においてリスティング数が増えれば増えるほど受信ボックスはメールで溢れます。予約通知メールだけでなくお客様からのメッセージも来るので1日に数百件のメールが届くことはめずらしくありません。メールを適切に管理するルールづくりをしないとあっという間にパンクしてしまいます。
僕は予約管理だけでなく清掃の管理も行っているため、直前予約が入ればすぐに清掃スタッフの担当物件の調整などを行う必要があります。
夜遅くに当日チェックイン・翌日チェックアウトの予約が入ることも頻繁にあります。チェックアウト後の清掃手配だけでなく決済なども早めに行う必要があるため、直前予約に早めに気付くことはとても重要です。
ではAuto Actionsの設定方法へと進みましょう。
Auto Actionsの設定方法
Settings -> Guest Management -> Auto Actions
この順番でAuto Actionsをひらいてください。
Property (物件) のドロップダウンが「Show All」になっていることを確認し、「Create New Action」をクリックしてください。
Auto Actionsの条件(トリガー)を設定する
まずは条件を設定します。「Trigger」タブをひらいてください。
【Trigger Action】
「Auto」にしてください。「Disable」にするとAuto Actionsが無効化されます。
【Name】
お好きな名前をつけてください。今回は直前予約のメール通知を行うので「LastMinutes」など自分がわかりやすいものにしましょう。
【Time Window】
「1 day」にしてください。
【Booking Source】
「All」を選択してください。
※特定の予約サイトからの予約のみメール通知を受け取りたい場合、その予約サイトを選択してください。
【Between Booking and Check in】
「0」to「好きな数字」daysを選択してください。
※この項目が重要です。「直前予約」と言っても人によって通知がほしい期間は異なります。「2、3日以内にチェックインする直前予約だけ通知がほしい」という人もいれば「7日以内にチェックインする直前予約の通知がほしい」という人もいます。
- 「0」to「3」days ⇒3日以内にチェックインする直前予約の通知がきます。
- 「0」to「7」days ⇒7日以内にチェックインする直前予約の通知がきます。
『「0」to「★」days』の★の部分は皆さんの好みで好きな数字を選択してください。
【Check In To】
かなり先の日付にしておいてください。数年後の日付にしておくと便利です。
現時点でこのような感じになっていると思います。
Auto Actionsの通知先メールアドレスを設定する
では次に通知を送るメールアドレスや通知内容を設定します。「Email」タブを開いてください。
【Send Email】
「Email Address Only, not Guest」にしてください。「Guest and Cc: email address」にすると予約したお客様にもメールが送信されてしまいます。
【Email Address】
ここに通知を受け取りたいメールアドレスを入力してください。
【Email Subject】
通知メールの件名を自分で決めることができます。どのような件名でも大丈夫ですが、僕は以下のような件名にしています。
【直前予約】 [ROOMNAME] / [APIREF] / [ORIGINALREFERRER]
[ROOMNAME]、[APIREF]、[ORIGINALREFERRER]は自動的に以下の内容に置き換わります。
- [ROOMNAME]: 部屋名
- [APIREF]: 予約番号
- [ORIGINALREFERRER]: 予約サイト
例: 【直前予約】 ABCマンション 301号 / 15453XXXXX / Booking.com
【Email Text】
なんと通知メールの本文も自分で決めることができます！どのような文章でも大丈夫ですが僕は以下のような文章にしています。
予約確定日: [BOOKINGDATEYYYY-MM-DD] [ROOMNAME] チェックイン: [FIRSTNIGHTYYYY-MM-DD] チェックアウト: [LEAVINGDAYYYYY-MM-DD] お客様名: [GUESTFULLNAME] 様 予約サイト: [ORIGINALREFERRER] 予約番号: [APIREF] ※Beds24での予約番号: [REFERENCENUMBER] 大人: [NUMADULT] 名 子ども: [NUMCHILD] 名 Email: [GUESTEMAIL] 電話番号: [GUESTPHONE] 合計金額: [PRICE]
入力が完了するとこのような画面になっているはずです。
これで設定が完了です。
あとは直前予約が来るのを待ちましょう！
まとめ & 実際のメール画面
直前予約が入ると、以下のようなメールが届きます。
これは先日2/4夜に当日インの予約が入った時に届いたメールです。
このように直前予約が入った場合に指定のメールアドレスに通知を自動送信することができ、見逃しを防止したり慌てず清掃調整や決済を行ったりできるようになります。
Auto Actionsは皆さんやスタッフのかわりに24時間休まず様々な処理を行ってくれる頼もしい存在です。
この記事が皆さんの民泊運営のお役に立てればうれしいです :)
